EL BARCO NUSEFA Y SU TRIPULACION

Administrar un colegio al igual que navegar un barco son dos tareas que requieren de lo mismo: un trabajo en equipo

A diario, en la Institución Educativa Técnica Nuestra Señora de Fátima de la ciudad de Ibagué, se ven numerosos estudiantes jugando en las canchas, estudiando en sus pupitres o descansando en los corredores sin mucho afán. También, se pueden observar contadas batas blancas que a lo lejos o cerca de divisarlas, permiten diferenciar al docente del estudiante. Sin embargo, estos dos personajes son solo la vista de los pasajeros de un barco, que como todos los demás, no se navega solo; Además del capitán del barco quien es la máxima autoridad así como lo es el rector del colegio, el Teniente Edison Duque Valencia, existe una tripulación, una estructura jerarquizada que tiene definidas perfectamente las funciones de todo el personal a bordo y se organiza en dependencias según su función. Así es la tripulación del colegio, la cual día a día se encarga de administrarlo y trabajar para su buen funcionamiento, no sin un buen trabajo en equipo. Por esta razón, es importante dar a conocer quiénes son y que hacen cada uno de los miembros de la tripulación del barco NUSEFA.

Actualmente, existe en el colegio un Sistema de Gestión Integral a través del cual el colegio se compromete “a prestar un servicio de alta calidad en educación formal y, para el trabajo y desarrollo humano, con el fin de satisfacer las necesidades del cliente” según lo dice el manual de convivencia. Este sistema se compone de cuatro procesos principales los cuales son: procesos gerenciales, procesos misionales, procesos de soporte y procesos de evaluación y mejora; a su vez, estos procesos se despliegan en otros más, que para poderlos entender es necesario dar a conocer a la “tripulación” y su función, ya que cada persona de la misma, se encarga de uno o varios procesos y todo este sistema no puede funcionar si este conjunto de personas, no maniobran y trabajan entre sí para ofrecer un buen servicio a los pasajeros de este inmenso barco.

Como ya se había dicho anteriormente, la tripulación es una estructura jerarquizada que como bien lo dice la palabra, establece un orden de supeditación a su criterio, tal criterio en este caso es el de rango y por eso, el segundo tripulante más importante después del capitán del barco NUSEFA, es el Intendente Edison Rubio Useche, responsable de Planeación de la Unidad. Tiene a cargo cuatro procesos de despliegue los cuales son: Direccionamiento Estratégico que esta lineado con las actividades gerenciales y es directamente dependiente del rector y de la oficina de planeación. Otro proceso es el de Direccionamiento del Sistema de Gestión Integral que depende también de la oficina de planeación. Por último, están los dos procesos soporte los cuales son Control Interno y Mejora Continua e Innovación, estos son la función principal de la oficina en la cual labora este Intendente, función que es la de hacer la verificación y evaluación a todas las actividades diarias de los procesos misionales.

La oficina de administración maneja cinco procesos diferentes: Logística y Abastecimiento; Administración de los Recursos Financieros; Admisiones y Registro; Direccionamiento del Talento Humano; y Gestión Documental e  Integridad Policial.. “Yo creo que esta es la oficina más importante de todo el Colegio ya que están concentrados todos los procesos misionales y lo más crítico de la unidad para ampliar los servicios y atender al público en un solo punto, ofreciéndoles un espacio adecuado, agradable e íntegro para todas las actividades en el proceso de matrículas, de consultas, de pagos, y actividades relacionadas con la parte financiera en la unidad” dice el Intendente Edison Rubio Useche. Primer oficial al mando de esta dependencia del barco.

Mapa de Procesos de Tercer Nivel Policía Nacional

El proceso de Logística y Abastecimiento tiene como responsable al Intendente José Reinel Díaz Mora, quien actualmente lleva dos años laborando en la Institución pero solo ocho meses en el cargo. Su función principal en el colegio es responder por todos los bienes e inventarios que figuran en el mismo; la ubicación, el mantenimiento, el desgaste y todo lo que tenga que ver con la infraestructura. También hace los pagos de los servicios públicos, los trámites de las facturas  de los proveedores y controla al personal que maneja el aseo y mantenimiento de las instalaciones.

Por otro lado, el Intendente Díaz también está encargado de bienestar del personal y por tal motivo, de vez en cuando les lleva refrigerios (pan) gratis en la tardes de trabajo a sus compañeros.

El proceso de Administración de los recursos financieros tiene como responsable al Subintendente Rubén Pastrana, quien está encargado de todo el proceso que tiene que ver con el cobro de pensiones y matrículas de los pasajeros que quieren ingresar al barco del NUSEFA. Cuando los padres de algún pasajero se quedan atrasados en los pagos, la función de este tripulante es hacer los respectivos cobros persuasivos de acuerdo a la norma y evitar así que la cartera morosa del colegio se incremente.

El proceso de Admisiones y Registro tiene como responsable a la Patrullera Liliana Mildred Murillo Bermúdez, quien tiene como función principal inscribir aspirantes para que ingresen al plantel educativo y posteriormente matricularlos. Esta dependencia se basa en unos requisitos que de acuerdo al instructivo que envía el grupo de educación del nivel central son exigidos a los aspirantes. Una vez cumplidos estos requisitos, esta dependencia puede dar cabida a un nuevo pasajero en el barco otorgándole así, vida jurídica e incluyéndolo en el listado  del sistema integrado de matrículas manejado por el Ministerio de Educación Nacional y la Secretaria de Educación, a su vez, este nuevo estudiante se incluye en el sistema interno de matrículas de la Policía Nacional denominado Web Escolar.

También esta dependencia cumple otra función que es la de expedir documentos como los son certificados y constancias de estudio, así mismo, expide de igual manera copias de grado y copias de los diplomas.

Hay que tener en cuenta que una función importante que debe cumplir esta dependencia es hacer un estudio y un análisis de la asignación de cupos para el colegio, teniendo en cuenta unos factores que de acuerdo  a estos, se proyectan así los cupos, en este caso, este barco está capacitado para tener por una jornada de navegación un promedio de 700 estudiantes.

El proceso de Direccionamiento del Talento Humano es un despliegue de tareas y procesos de los cuales el responsable es el Intendente Ricardo Núñez quien cumple como funciones principales ubicar a los tripulantes según su perfil, estudios, conocimientos, experiencia y capacidades académicas; realizar la inducción, re- inducción y entrenamientos al cargo de todo el personal que llega nuevo a la embarcación. También solicita a los responsables de capacitación de la metropolitana Ibagué para que ingresen todas las capacitaciones que el personal uniformado y no uniformado realiza durante cada trimestre haciéndose así las debidas actualizaciones en el sistema de administración de talento humano.

“Este despliegue es el encargado de sistematizar  en el sistema ya mencionado los contratos del personal de oferta de prestación de servicios OPS ya sea docente o auxiliares de los servicios” dice el Subintendente Núñez, mostrando así su gran conocimiento acerca de esta dependencia que prácticamente ordena y organiza a todos los tripulantes del barco.

Por último, está el proceso de Gestión Documental a cargo del Intendente Edwar Senid Bejarano Medina, quien es el que recibe todas las cartas y oficios ya sean quejas, reclamos, manifiestos de inconformidades por parte de los estudiantes, padres, docentes  y demás.

En esta tripulación se encuentra además una agradable y amigable marinera, la Patrullera Jenny Milena López Lozano, trasladada del Colegio Nuestra Señora de Fátima de Boyacá. Actualmente se desempeña apoyando a todos los procesos mencionados anteriormente, haciendo así un acompañamiento y verificación de toda la documentación de estos procesos.

Esta gran cantidad de procesos, funciones, tareas y demás en pocas palabras se definen como la administración del NUSEFA y todo lo que esta conlleva a realizar. Como se puede observar, administrar un colegio no es un trabajo fácil, navegar un barco tampoco lo es y aunque uno esté en la tierra y el otro en el mar, son dos situaciones que se pueden paralelizar y asemejar la una con la otra.  Tanto los tripulantes como los administrativos tienen que trabajar en equipo, porque sus funciones se conectan de una u otra forma y aunque son totalmente diferentes y están estructuralmente jerarquizadas, todas persiguen un mismo bien: el colegio. “Nosotros trabajamos en la Institución por cumplir obligaciones y objetivos institucionales y trabajamos para el colegio y no por un beneficio propio sino para el colegio inicialmente” dice el Intendente Rubio Useche corroborando lo dicho anteriormente.

Lineamiento de Direccionamiento Estratégico y Direccionamientos del Sistema de Gestión Integral. De izquierda a derecha: Teniente Edison Duque Valencia, Intendente José Reinel Díaz Mora, Subintendente Carlos Velasco, Subintendente Jairo Alexander Castro Guerrero, Subintendente Rubén Pastrana, Patrullera Liliana Mildred Murillo Bermúdez y Patrullera Jenny Milena López Lozano. (Foto: Intendente  Edison Rubio Useche)

Intendente Edison Rubio Useche, Patrullera Jenny Paola Lozano y Subintendente Jairo Alexander Castro Guerrero. (Foto: Intendente Edison Rubio Useche)